• Écrit par Jamal El Khaiat, M.SC

Réussir l’organisation d’une conférence : 7 conseils essentiels

Pour améliorer l’image de votre marque et assurer le développement de votre entreprise, organiser une conférence peut se révéler comme une excellente solution. Elle vous permettra entre autres de recruter de nouveaux clients, de fidéliser vos partenaires et de signer de nouveaux contrats.

organiser une videoconference

Loin d’être un événement ponctuel, une conférence demeure donc une opération de communication stratégique qui requiert une bonne préparation. Pour la réussir, nous vous donnons ici quelques conseils pratiques.

 

7  conseils pratiques pour organiser une conférence

 

1. Prévoir le budget pour l’organisation de la conférence

Si vous souhaitez organiser une conférence professionnelle, la première étape consistera à évaluer les coûts de cet événement et les moyens dont vous disposez. Par conséquent, pour commencer, vous devez établir un budget. Ceci vous permettra de savoir combien allouer à cette rencontre. Pour mieux vous en sortir, référez-vous à une agence spécialisée en cliquant sur https://raconterlavie.fr. Elle vous aidera à organiser votre conférence de A à Z. De manière générale, voici les principales dépenses à envisager :

  • Les coûts fixes : ils prennent en compte la location du lieu de la conférence et du matériel, l’équipe d’accueil et de sécurité et le régisseur ;
  • Les coûts variables : ils dépendent du nombre de participants et comprennent les frais de traiteur (petit-déjeuner, déjeuner ou pause-café) ;
  • Les coûts annexes : ils regroupent les frais de déplacement, de communication (impressions d’invitation, d’affiche, de publicité digitale), etc.

2. Définir les objectifs de la conférence

En tant qu’une opération de communication, une conférence professionnelle doit viser un but précis. Avant donc de passer à la phase active de l’organisation, votre entreprise devra déterminer ses objectifs afin de savoir la meilleure stratégie à adopter. Pour vous en donner une idée, voici quelques éléments à prendre en compte :

  • Le principal but de la conférence : un événement client, améliorer l’image de la marque, augmenter la notoriété, fidéliser les clients ;
  • La cible de la conférence : ceci vous permettra de savoir qui inviter en priorité, et quels intervenants contacter ;
  • Les KPI’s : le trafic sur votre site, le téléchargement d’un livre blanc, la vente d’un produit, etc.

3. Fixer la date de la conférence

 

fixer date visioconference

Le jour de la tenue de la conférence dépendra de l’agenda de votre entreprise et de vos objectifs. Mais de manière générale, vous devez éviter le début et la fin de semaine (lundi et vendredi). Le moment idéal pour une conférence professionnelle devra prendre en compte les aspects ci-après :

  • Pour une cible pro B to B : vous pouvez opter pour un format petit-déjeuner de 8 h à 9 h 30. Ceci permettra de capter l’attention des invités avant qu’ils ne commencent leur journée de travail ;
  • Pour le lancement d’un produit ou un public plus jeune : privilégiez un format afterwork (à la sortir du travail). Mais vous devez choisir un lieu central pour ne pas doubler le trajet habituel des invités ;
  • Pour un format payant ou 100 % professionnel : choisissez un format à la journée (entre midi et 2 h, en matinée ou dans l’après-midi).

4. Trouver le lieu idéal pour la conférence

Après la détermination de la date, vous devez maintenant penser au lieu où se tiendra la conférence. À cet effet, tenez compte des exigences de votre entreprise et des moyens dont vous disposez. En général, vous pouvez vous pencher vers trois catégories d’établissements à savoir :

  • Les campus universitaires : c’est le choix idéal pour des événements académiques ;
  • Les hôtels : ils proposent à la fois l’hébergement, la restauration et l’espace pour les conférences (c’est l’option la plus coûteuse) ;
  • Les établissements indépendants : ils conviennent à tous les types d’événements et offriront le cadre idéal à votre conférence.

Pour trouver le lieu propice, nous vous recommandons de considérer les critères tels que : la taille, l’emplacement, l’atmosphère, les installations, l’hébergement, la restauration, le transport, les aspects techniques, etc.

5. Constituer une équipe d’organisation

 

videoconference organisation

Pour réussir l’organisation de votre conférence, vous ne pouvez pas tout faire par vous-même. Vous devez donc former une équipe pour vous épauler. Votre principal rôle consistera à coordonner l’équipe, à définir les priorités et à déléguer des responsabilités. Votre groupe doit inclure les aspects suivants :

  • Une unité de planification : elle se chargera de déterminer le lieu de la conférence, l’hébergement, les activités, la restauration ;
  • Une unité administrative : elle s’occupe du budget, des inscriptions des participants, de la vente des billets ;
  • Une unité marketing : elle contacte les médias, crée des supports promotionnels, gère votre site web et les activités sur les réseaux sociaux ;
  • Une unité de sponsoring : elle se charge de trouver des sponsors, des subventions et des fonds ;
  • Des volontaires : ils aident pour la gestion des activités sur place (les entrées, le scannage des billets, les vestiaires, l’orientation des participants, etc.).

6. Choisir et inviter les intervenants

 

inviter videoconference

Pour animer la conférence, vous devez contacter des intervenants. Leur choix dépendra de vos objectifs, du thème de la conférence et de la cible. Vous pouvez choisir les trois options que voici :

  • Une tête d’affiche de renom : il permettra à tous les coups de remplir votre salle en attirant le maximum de participant (mais vous devez prévoir un budget pour une intervention rémunérée) ;
  • Un intervenant moins connu : il pourra s’occuper d’un sujet précis dans un domaine où il est expert (il pourra aussi permettre d’attirer du public) ;
  • Un salarié d’une entreprise connue : il peut aborder un sujet et miser sur la renommée de son entreprise pour conquérir les participants.

Pour la conférence de votre entreprise, vous pouvez également opter pour le format de table ronde. Mais dans ce cas, vous devez privilégier la diversification des profils des intervenants afin de faire avancer le débat.

7. Déterminer les prestataires externes indispensables

La réussite de votre conférence professionnelle dépend également de la bonne implication des différents acteurs. Ces derniers comprennent surtout les prestataires de services externes. Ceux-ci jouent un grand rôle dans l’organisation du jour J. Voici les plus importants :

  • Le traiteur : pour un afterwork ou une conférence avec un petit-déjeuner, il demeure indispensable ;
  • Le régisseur : il s’occupera de tous les aspects techniques de la conférence le jour J pour anticiper les éventuels problèmes ;
  • Le photographe ou le vidéaste : il couvrira l’événement pour vous offrir ensuite du contenu de qualité à diffuser sur vos médias sociaux ;
  • L’agence d’hôtes et hôtesses : elle vous enverra des agents pour accueillir vos invités et les installer aux places prévues ;
  • L’entreprise de location de matériel : c’est elle qui vous fournira certains équipements essentiels pour la conférence (écran, rétroprojecteur, son, micro, etc.).

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